1. Zet het op papier
Voor elke vereniging of stichting een handig beginpunt: Wat wil je bereiken met jouw organisatie en wat is het doel? Zet het kort en krachtig op papier en benoem daarin óók jouw verwachting richting de gemeente. Wat zijn jouw wensen? Of eisen? Waar denk je hulp nodig te hebben? Voor een ondernemersvereniging heet een dergelijk verslag een zogenaamd economisch manifest.
2. Wie is jouw contactpersoon?
Vraag aan de gemeente of er een vaste ambtenaar als contactpersoon voor jouw vereniging of stichting is. Sommige gemeenten hebben bijvoorbeeld een speciale verenigingsconsulent in dienst. Die persoon is het aanspreekpunt voor jouw dagelijkse vragen of problemen.
Daarnaast kan het zinvol zijn om ook één of tweemaal per jaar te vergaderen met andere vertegenwoordigers van de gemeente, bijvoorbeeld met portefeuillehouders van de betreffende onderwerpen die op jouw vereniging of stichting van toepassing zijn (meestal de wethouders). Dit hangt af van de aard, grootte en activiteiten van jouw vereniging.
3. Betrek de gemeente op tijd
Leg in een vroeg stadium contact en betrek de gemeente bij jouw plannen. Stel: je wilt een jaarmarkt of sportdag organiseren ten bate van jouw vereniging. Ga dan vlak na het bedenken en voordat je aan de slag gaat naar de gemeente. Zij weten wat de mogelijkheden zijn, welke vergunningen verplicht zijn en wellicht zijn er zelfs al bestaande draaiboeken of protocollen van eerdere evenementen.
4. Wees voorbereid
Kennis van zaken maakt je een serieuze gesprekspartner. Kom goed voorbereid. Niet alleen over de ontwikkelingen binnen jouw eigen organisatie. Zorg dat je ook op de hoogte bent van de beslissingen die binnen de gemeente worden genomen, zoals die in relevante commissie- of gemeenteraadsvergaderingen. Informeer ook naar inspraakmogelijkheden op vergaderingen
5. Duidelijke afspraken
Zodra je eenmaal een vast contactpersoon hebt en weet wanneer je elkaar treft. Maak dan een afspraak over de vorm van het overleg en wat je met elkaar bespreekt. Het helpt ook om een agenda op te stellen, vergaderingen te notuleren en vervolgafspraken op papier te bevestigen.
Als je veel of regelmatig contact hebt met de gemeente (denk aan een ondernemersvereniging), kan je ook in overleg een jaarlijks vergaderschema opstellen
6. De pers
Het is handig om vooraf afspraken te maken over de omgang met de pers. Soms worden conflicten tussen verenigingen en een gemeentebestuur in de lokale pers uitgevochten. Bijvoorbeeld als het clubhuis niet gebouwd mag worden op de plek waar men wil. Spreek daarom binnen jouw vereniging goed af wie er contact heeft met de pers en wat wel en niet naar buiten gebracht kan worden.
7. Lobbyen
Lobbyen voor de gemeenteraadsverkiezingen of veranderingen in gemeentebeleid betekent dat je vanuit jouw (organisatie)belang probeert het besluitvormingsproces van politieke partijen te beïnvloeden. Daarvoor moet je met vertegenwoordigers van die partijen in gesprek.