7 tips voor goed overleg met de gemeente

7 tips voor goed overleg met de gemeente

7 tips voor goed overleg met uw gemeente

1. Zet het op papier

Voor elke stichting een handig beginpunt: Wat wil je bereiken met jouw organisatie en wat is het doel? Zet het kort en krachtig op papier en benoem daarin óók jouw verwachting richting de gemeente. Wat zijn jouw wensen? Of eisen? Waar denk je hulp nodig te hebben?

2. Wie is jouw contactpersoon?

Vraag aan de gemeente of er een vaste ambtenaar als contactpersoon voor jouw stichting is. Sommige gemeenten hebben bijvoorbeeld een speciale stichtingsconsulent in dienst. Die persoon is het aanspreekpunt voor jouw dagelijkse vragen of problemen.

Daarnaast kan het zinvol zijn om ook één of tweemaal per jaar te vergaderen met andere vertegenwoordigers van de gemeente, bijvoorbeeld met portefeuillehouders van de betreffende onderwerpen die op jouw stichting van toepassing zijn (meestal de wethouders). Dit hangt af van de aard, grootte en activiteiten van jouw stichting.

3. Betrek de gemeente op tijd

Leg in een vroeg stadium contact en betrek de gemeente bij jouw plannen. Stel: je wilt een jaarmarkt of sportdag organiseren ten bate van jouw stichting. Ga dan vlak na het bedenken en voordat je aan de slag gaat naar de gemeente. Zij weten wat de mogelijkheden zijn, welke  vergunningen verplicht zijn en wellicht zijn er zelfs al bestaande draaiboeken of protocollen van eerdere evenementen.

4. Wees voorbereid

Kennis van zaken maakt je een serieuze gesprekspartner. Kom goed voorbereid. Niet alleen over de ontwikkelingen binnen jouw eigen organisatie. Zorg dat je ook op de hoogte bent van de beslissingen die binnen de gemeente worden genomen, zoals die in relevante commissie- of gemeenteraadsvergaderingen. Informeer ook naar inspraakmogelijkheden op vergaderingen

5. Duidelijke afspraken

Zodra je eenmaal een vast contactpersoon hebt en weet wanneer je elkaar treft. Maak dan een afspraak over de vorm van het overleg en wat je met elkaar bespreekt. Het helpt ook om een agenda op te stellen, vergaderingen te notuleren en vervolgafspraken op papier te bevestigen.

Als je veel of regelmatig contact hebt met de gemeente, kan je ook in overleg een jaarlijks vergaderschema opstellen

6. De pers

Het is handig om vooraf afspraken te maken over de omgang met de pers. Soms worden conflicten tussen stichtingen en een gemeentebestuur in de lokale pers uitgevochten. Spreek daarom binnen jouw stichting goed af wie er contact heeft met de pers en wat wel en niet naar buiten gebracht kan worden.

7. Lobbyen

Lobbyen voor de gemeenteraadsverkiezingen of veranderingen in gemeentebeleid betekent dat je vanuit jouw (organisatie)belang probeert het besluitvormingsproces van politieke partijen te beïnvloeden. Daarvoor moet je met vertegenwoordigers van die partijen in gesprek.

    0
    Je winkelwagen