Pak eerst de statuten erbij. Daarin staat beschreven hoe de bestuurswisseling in zijn werk moet gaan. Het bestuur moet hier een besluit over nemen. Wie gaat er uit het bestuur, en wie komt erbij? En per wanneer?
- Bestuurswissel stichting
- Nieuw bestuur
- Herbenoeming
- Kennisoverdracht
- Controle
- Aanvaarding
- Wijziging doorgeven aan KvK en bank
Bestuurswissel stichting
In de statuten van de stichting staat beschreven hoe nieuwe bestuursleden gekozen kunnen worden en hoe de bestuurswissel plaatsvindt. Elk stichtingsbestuur zou voortdurend bezig moeten zijn met opvolging. Door de opvolging geregeld aandacht te geven, voorkom je panieksituaties als er een bestuurslid opstapt. Zorg voor goede functieomschrijvingen, leg procedures schriftelijk vast en houd bij op welke data de zittingstermijnen aflopen.
Nieuw bestuur
Het benoemen en ontslag van een bestuurder is vastgelegd in de statuten. Bij het wisselen van een bestuurder moet je de procedure die beschreven is in de statuten volgen. Het bestuur moet een besluit nemen en dit besluit vastleggen.
Als een bestuurder aftreedt moet er decharge worden verleend. Decharge is de ontheffing van aansprakelijkheid voor het gevoerde beleid. Als er decharge is verleend aan een bestuurder is hij niet meer aansprakelijk voor hetgeen waarvoor hij verantwoordelijk was.
Ontslag tegen iemands zin is natuurlijk ook mogelijk. Stel dat de meerderheid van het bestuur geen vertrouwen meer heeft in een ander bestuurslid. Een bestuurslid kan afgezet worden door de andere bestuursleden.
Herbenoeming
Een bestuurder wordt vaak voor een bepaalde tijd benoemd. Een bestuurder kan ook langer blijven met een herbenoeming. Lees hiervoor goed de statuten door om te controleren of dit wel mogelijk is! Het besluit tot herbenoeming moet door het bestuur worden genomen. Als dat niet gebeurt, is hij juridisch gezien geen bestuurder meer. Besluiten die deze bestuurder neemt kunnen dan ongeldig zijn. De bestuurder is dan onbevoegd om namens de stichting te handelen.
Kennisoverdracht
Zorg voor een goede kennisoverdracht. Denk daarbij aan:
- Processen. Welke processen lopen er en wat moet het nieuwe bestuurslid daar precies voor doen?
- Relaties en afspraken. Welke relaties onderhoudt het aftredende bestuurslid en welke afspraken zijn daarmee gemaakt?
- Overdracht. Wat zijn de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid die het nieuwe bestuurslid overneemt?
Controle
Controleer of alles goed wordt overgedragen aan het nieuwe bestuurslid. Denk daarbij aan:
- Achterstanden. Is het aftredende bestuurslid bij met de werkzaamheden of is er een achterstand die ingelopen moet worden?
- Huidige afspraken. Staan alle afspraken op papier en stemmen zij overeen met de afspraken die op de algemene vergadering zijn gemaakt?
- Administratie. Is de kas, het banksaldo, de voorraad en inventaris conform de administratie? Zo niet, laat de vertrekkende bestuurder de tekorten aanvullen, desnoods uit eigen zak.
Aanvaarding
Zorg dat het vertrekkende bestuurslid de door hem of haar afgesloten administraties ondertekent. De nieuwe bestuurder tekent vervolgens ook als bewijs van controle en acceptatie.
Indien de penningmeester vertrekt: draag de kas over aan de nieuwe penningmeester en laat hem of haar in het kasboek tekenen voor ontvangst.
Wijziging doorgeven aan KvK en bank
De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. De bestuurswissel dient binnen een week na plaatsvinden te worden doorgegeven. Daarna geef je de wijziging door aan de bank. Vooral voor de tekenbevoegdheid is het belangrijk dat je dit tijdig doet.
Lees ook: Wijzigingen in het bestuur doorgeven.
Notulen bestuursbesluit wijzigen stichtingsbestuur
Vastleggen van een wijziging in het bestuur. De benoeming van een bestuurslid en het ontslag van een bestuurslid zijn formele bestuursbesluiten. Die besluiten moeten in overeenstemming met de statuten worden genomen. Je moet het besluit ook goed vastleggen. Dat doe je met dit model voor een bestuursbesluit.
Notulen bestuursbesluit benoemen bestuurslid
Benoemen van een nieuw bestuurslid. Besluit van het bestaande bestuur om een nieuw bestuurslid op te nemen in het bestuur. Besluit kan je op vele manieren nemen. De vastlegging is formeel belangrijk en doe je met deze notulen.