Praktijkcase: reddingsbrigade gered

Praktijkcase: reddingsbrigade gered

Praktijkcase: reddingsbrigade gered

Probleem
De organisatie staat onder hoge druk om te professionaliseren maar wordt verscheurd door interne wrijving. Dat houdt de benodigde ontwikkelingen tegen en zorgt voor een gespannen sfeer op alle niveaus van vereniging.

Doelen
Er zijn vooral verbeteringen nodig op het gebied van communicatie, samenwerking en focus. De groepsbegeleider kiest er daarom voor om bestuur, leden en kader samen te brengen in een workshop van een dag. Uit de voorbereiding volgen de onderstaande hoofddoelen:

  • Een leuke dag waar iedereen de vereniging en elkaar beter, of op een andere manier leert kennen.
  • Successen delen en aandacht richten op zaken binnen de vereniging waar iedereen trots op kan zijn.
  • Knelpunten inventariseren en een oplossingen verzinnen voor de belangrijkste problemen.

Voorbereiding
Tijdens de voorgesprekken met elke deelnemer afzonderlijk, krijgt de facilitator een goed beeld van hoe de verschillende groepen de situatie ervaren. Er komt veel waardevolle informatie op tafel die voorheen binnen de groep bleef.
Interviews met verschillende externe partijen die bij de vereniging betrokken zijn onthullen iets bijzonders. Het blijkt dat voor de buitenwereld de brigade organisatorisch al erg goed in elkaar lijkt te zitten, terwijl dit voor de leden zelf een groot kritiekpunt is. Een ander veelzeggend voorbeeld is een opmerking van het hoofd van een andere hulpverleningsinstantie. Het zit de bestuurders van de brigade niet lekker dat ze zo vaak een beroep op hem moeten doen, maar hij vindt het juist fijn dat hij kan helpen. Het is voor hem een kleine moeite.

Workshop
Trots Tijdens de workshop bedenken de deelnemers eerst met elkaar waar de brigade trots op kan zijn. De complimenten van de externe partijen zijn hiervoor een goede opwarmer. Zij noemen vaak het enthousiasme, het goede contact en de open communicatie als pluspunten. Bij de deelnemers zelf scoren gezelligheid, samenwerking en kansen om te leren erg hoog. Het benoemen van alle leuke en sterke punten geeft een positieve sfeer en nieuwe energie in de groep.

Problemen aanpakken Daarna is het tijd om de problemen aan te pakken. De deelnemers stellen gezamenlijk een top 5 van concrete problemen op. Tijdens de uitwerking in kleinere groepen ontstaat een duidelijk beeld van de oorzaken en gevolgen van elk probleem. Daarna bedenken de deelnemers een aantal mogelijke oplossingen. Een meeloopstage voor jeugdleden bij bestuur en kader blijkt een oplossing te bieden voor een aantal verschillende problemen. Het zorgt voor meer wederzijdse betrokkenheid, begrip en communicatie, en kan de doorstroming van leden naar functies bevorderen. Bovendien kan het bestuur en kader ontlasten, omdat zij taken kunnen delegeren.

Concreet Een lijstje van de benodigde middelen of ondersteuning om de doelen te realiseren, maakt de ideeën heel concreet. En de verwachte resultaten van een geslaagde verandering zorgen voor een stimulans om naar de oplossing toe te werken. Aan het einde van de avond hebben de deelnemers concrete afspraken met elkaar gemaakt en ligt er een actieplan waarmee de verschillende groepen zelfstandig verder kunnen.

Resultaten
Na een intensieve dag samen onder leiding van de begeleider zijn de vrijwilligers veel beter in staat om met elkaar aan oplossingen te werken, want er is meer enthousiasme, vertrouwen en betrokkenheid. Bestuur en kader hebben na de workshop gezamenlijk een toekomstvisie gemaakt en vastgesteld welke veranderingen daarvoor moeten worden doorgevoerd. Bij het uitwerken van het plan hebben zij de leden betrokken, onder andere door een speciale presentatie- en inspraakavond te houden. De details zijn dus in goed overleg tot stand gekomen. Daardoor staat iedereen er achter.
Inmiddels zijn de meest actieve leden met een groot deel van het bestuur en kader samen een weekendje weg geweest. Dat heeft de onderlinge relaties verder verstevigd. Maar het belangrijkste resultaat is waarschijnlijk dat iedereen het weer ziet zitten en zin heeft in een nieuw bewakingsseizoen!

Tips
Als er in uw organisatie ook behoefte is aan meer plezier en succes, zijn de onderstaande tips een goed begin van een nieuwe stap:

  • Spreek uw zorgen onderling uit
    Vermijd hierbij persoonlijke verwijten, maar richt u op de feiten die u een naar gevoel bezorgen en breng onder woorden waar u behoefte aan heeft.
  • Stop met ploeteren
    Zoek iemand van buiten de organisatie om de cirkel te helpen doorbreken. Een buitenstaander heeft meestal een frisse blik en heeft oog voor situaties waar iedereen inmiddels aan gewend is of of waarbij de hoop is opgegeven.
  • Verwacht geen wonderen
    De lastige situatie is niet in één dag ontstaan en kan ook niet in één dag helemaal worden opgelost. Het is wel mogelijk om een goede start te maken met het verbeteren van de situatie.