Tips voor functioneel vergaderen

Tips voor functioneel vergaderen

Tips voor functioneel vergaderen

Tips voor functioneel vergaderen

In dit bericht geven wij je een aantal tips om functioneel te vergaderen in de Vereniging van Eigenaren (VvE). Dit bespaart een hoop tijd en maakt de vergadering effectiever.

  • Nodig alleen mensen uit wier aanwezigheid echt noodzakelijk is en van wie een wezenlijke bijdrage te verwachten valt.
  • Maak een strakke tijdsplanning. Wacht niet op laatkomers.
  • Varieer de zitplaatsen. Als iedereen altijd op dezelfde plaats zit, ontstaan standaardreacties en -gesprekspatronen tussen buren en mensen die tegenover elkaar zitten.
  • Aan een ronde tafel kunnen alle deelnemers elkaar aankijken. 
  • Laat iemand de tijd in de gaten houden.
  • Zorg dat slecht voorbereide deelnemers niet of nauwelijks aan het woord komen. Betrek zwijgzame deelnemers bij de vergadering en prijs hun inbreng.
  • Sluit de vergadering positief af. De laatste indruk blijft het langst hangen.

Inspireer en wees slagvaardig

  • Bereid de deelnemers goed voor. Geef ze voorafgaand aan de vergadering informatie. Dan weet elke deelnemer waar de vergadering over gaat en wat voor hem of haar van belang is.
  • Laat de deelnemers agendapunten inbrengen die zij belangrijk vinden. Maar voorafgaand aan de vergadering een selectie welke punten van belang zijn.
  • Stel voor de vergadering gedragsregels op. Druk het vergader regelement af op een kaartje ter grootte van een visitekaartje, op de agenda of hang het in de vorm van een poster in de vergaderzaal.

Op deze manier voorkom je dat er eindeloos gepraat wordt over zaken die niets met de vergadering te maken hebben. Controleer wel af en toe of het reglement aangepast of aangevuld moet worden.

Maak na de vergadering tijdig een doelmatig (en dus niet te uitvoerig) verslag en verspreid dit snel. Leg hier ook de gemaakte afspraken in vast. Als de deelnemers zich slecht aan afspraken houden, moeten de oorzaken daarvan worden onderzocht en aangepakt.

Goed en fout

FOUT

GOED

Te laat beginnen en uitlopenTijdplanning maken en iedereen verplichten er aan te houden
Meer dan 1,5 uur zonder pauze vergaderenDeelnemers behandelen hun eigen agendapunten
Dezelfde personen voeren steeds het woordBesluitvorming: eerst procedure, dan de inhoud
De voorzitter voert vooral het woordDe belangrijkste punten eerst behandelen
Overal overeenstemming over willen bereikenBesluiten en acties duidelijk noteren: Wie doet wat en wanneer?
Lang praten over het verslag van de vorige vergaderingActielijst binnen 24-uur verspreiden
Herhalen, uitweiden, afdwalenVaker telefonisch vergaderen