Declaratieregeling stichting

Declaratieregeling onkosten

De declaratieregeling geeft regels over hoe de vrijwilligers in de stichting kunnen declareren. Als je de mogelijkheid biedt om onkosten te declareren, of een vaste vergoeding voor bijvoorbeeld bestuursleden, dan moet je aangeven hoe die gedeclareerd moeten.
Deze regeling geeft in het kort aan welke kosten in aanmerking komen. Je kan dat natuurlijk uitbreiden specifiek voor jouw stichting. Er is ook opgenomen dat kosten boven een bepaald bedrag, of bijzondere kosten alleen gedeclareerd kunnen worden als er vooraf toestemming is. Alle kosten staan gespecificeerd tegen een relatief lage vergoeding. De kilometervergoeding moet je zelf invullen. Die kan je baseren op de maximale vergoeding die door De Belastingdienst accepteert.
Een dergelijke declaratieregeling voorkomt dat er achteraf gedoe ontstaat.

Wat moet je zelf opnemen in deze regeling

Je moet zelf de normbedragen opnemen die je koppelt aan onkosten. Of je wel of niet wilt dat bij bepaalde uitgaven vooraf toestemming moet komen en van wie, dat is organisatiespecifiek.

Samenvatting

Bevat bepalingen over:

• de te declareren kosten;
• kosten met een voorbehoud;
• de wijze waarop gedeclareerd kan worden;
• een bezwaarmogelijkheid als de declaratie is afgewezen.

Context van een declaratieregeling

Je gebruikt dit document in de volgende situatie:
In veel stichtingen ontvangen de vrijwilligers geen vaste onkostenvergoeding. Er zijn wel mogelijkheden om vrijwilligers en bestuursleden een vaste belastingvrije vergoeding te geven.
Je wil ze wel betalen als ze daadwerkelijk kosten voor de organisatie maken. Hoe en wanneer je die uitbetaalt, kan je vastleggen. Bij de declaratieregeling hoort ook een declaratieformulier. Als je gebruik maakt van specifieke software voor stichtingen, inclusief een boekhouding, dan zit daar vaak een declaratiemogelijkheid in. Dan heb je nog wel de regeling nodig, maar niet het formulier.
Als je de organisatie helemaal perfect wilt hebben dan is deze regeling er slechts één van een reeks. De declaratieregeling is op zich gebaseerd op het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement dat weer gekoppeld is aan de statuten. In principe zijn al deze documenten dus op elkaar afgestemd.
Als je een hele grote organisatie hebt kun je ook nog betaalde krachten hebben. Die kunnen een deel van de formele bestuurstaken uitoefenen, zoals het goedkeuren van de declaraties.