Na het opheffen van stichting

• Vervolg stichting opheffen
• Documenten bewaren
• Wie kan inzage vragen
• Schuldeisers ook toegang?
• Aansprakelijkheid achteraf

Vervolg stichting opheffen

In een stappenplan is uitgelegd hoe je een stichting kunt opheffen. Daarin lees je alles dat je moet weten en besluiten om netjes de stichting op te heffen. Je eindigt die stappen met een melding bij de Kamer van Koophandel dat de stichting is gestopt. Daarbij geef je aan wie de stukken van de stichting zal bewaren. Met een mooi woord noemen ze dat “de bescheiden van de stichting”.

Nu is de stichting opgeheven, maar wat kun je nog verwachten?

Documenten bewaren

De administratie van de stichting moet zeven jaar worden bewaard. De administratie van een organisatie is meer dan alleen de jaarstukken of de boekhouding. Tot de administratie van een stichting behoren in ieder geval de volgende zaken:

• de bankafschriften, bedenk dus dat je die moet downloaden, want de bank heeft ze meestal maar gedurende beperkte tijd beschikbaar;
• de boekhouding met onderliggende stukken zoals facturen, subsidiedocumentatie, bonnen en andere relevante documenten;
• notulen van de bestuursvergaderingen, correspondentie van en naar het bestuur;
• de mails van de e-mail van de stichting;
• de agenda, mogelijk ook een digitale agenda;
• alle andere informatie die schriftelijk vastgelegd kan zijn of van belang voor eventuele aansprakelijkheden.

Er zijn geen voorschriften over op welke wijze je de administratie moet bewaren. De informatie moet beschikbaar zijn voor belanghebbenden. Dat wil zeggen dat je moet zorgen dat die niet is vergaan door de zon, of aangevreten door de muizen. Bedenk ook bij technische opslag dat je die later terug moet kunnen lezen. Was het zeven jaar geleden nog handig om iets op een CD of DVD te zetten, kom nu nog maar om een lezer voor die schijfjes.

Er is geen verplichting om de administratie op papier te bewaren.

Wie kan inzage vragen

Voor wie bewaar je de administratie? Belanghebbende kunnen inzage vragen in de administratie. Dat is natuurlijk in eerste instantie De Belastingdienst.

Die kan kijken of de stichting de administratie correct heeft gevoerd. Achteraf kan zij nog kijken naar:

• was er wel of geen BTW plicht;
• zijn alle aangiftes gedaan;
• zijn bestuurders niet teveel betaald;
• hebben vrijwilligers de juiste vergoeding gehad en is dat correct geadministreerd.

Dit zijn uitsluitend voorbeelden. Er kunnen nog veel meer redenen zijn om de administratie te bekijken.

Er zijn ook andere organisaties die zeker belanghebbende kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld aan het Openbaar Ministerie, of aan een subsidieverstrekker.

Schuldeisers ook toegang?

Hebben ook schuldeisers toegang tot de administratie? Dat hangt van de situatie af. Er moet een redelijk belang zijn. Is de stichting opgeheven waarbij het bestuur heeft verklaard dat er geen baten en lasten waren. Dan kan een schuldeiser willen aantonen dat dit niet correct was. Tegelijk

Een bijzondere schuldeiser kan een subsidieverstrekker zijn. Die kan achteraf twijfel hebben over de correcte besteding van subsidiegelden. Die heeft zeker een redelijk belang om informatie op te vragen.

Je kunt als bestuurder altijd weigeren om documenten te verstrekken en/of toegang te verlenen. Uiteindelijk zal dan de partij die de toegang wil juridische stappen moeten ondernemen en naar de rechter moeten gaan. Aan een dergelijke procedure zijn kosten en risico’s verbonden.

Aansprakelijkheid achteraf

Het opheffen van de stichting ontslaat het bestuur niet eenzijdig van aansprakelijkheid. Sterker nog, normaal is een bestuur alleen aansprakelijk voor wanbeleid. Als het bestuur bij de opheffing heeft besloten dat er geen baten en lasten meer waren is er een nieuwe aansprakelijkheid ontstaan. De bestuursleden zijn dan persoonlijk aansprakelijk als er toch een schuldeiser over het hoofd is gezien of is benadeeld.