Notuleren van vergaderingen is niet verplicht. Het is wel heel verstandig om minimaal de besluiten vast te leggen in de notulen. Dat voorkomt discussie achteraf en vormt een bewijs. Dat kan weer van belang zijn bij conflicten of aansprakelijkheid.
Notulen opstellen
De wet verplicht niet tot het opstellen van notulen bij bestuursvergaderingen. In de statuten kan wel een regeling zijn opgenomen over het notuleren. Notulen zijn een weergave van wat er is besproken in een vergadering. Iedereen kan ze opstellen, een bestuurslid, of iemand van buiten.
Duidelijkheid over vergadering
Notulering kan misverstanden, onduidelijkheden of discussie voorkomen. In notulen leg je duidelijk vast wat op de vergadering is besproken. Zo kun je achteraf makkelijk teruglezen en bewijzen wat is besproken.
Notulen als bewijsmiddel
Daarnaast kunnen notulen ook dienen als bewijs bij procedures. Hiermee kan je aantonen of er sprake is van onbehoorlijke taakvervulling door een bestuurder. Het is daarom verstandig om het verslag zorgvuldig op te stellen. Zorg bijvoorbeeld voor voldoende informatie over de inhoud van de vergadering en de aanwezigen.
In ieder geval moet je altijd in de eerst volgende vergadering de notulen vaststellen. Het bestuur besluit dan dat dit de juiste weergave van de vorige vergadering is.