Een stichting werkt met vrijwilligers en/of amateurs. Zorg dus dat een jaarrekening duidelijk en begrijpelijk is. Dat geldt ook voor de donateurs. Mogelijk moet je twee documenten maken. De ene meer voor leken dan de andere.
De jaarrekening
Weet je wat ‘transitoria’ zijn? En ben je bekend met ‘overlopende posten’ en ‘kruisposten’? Misschien weet je van vroeger in de schoolbanken nog wat een ‘tussenrekening’ is? Als je geen penningmeester bent, hoef je dit vakjargon van boekhouders en administrateurs eigenlijk ook helemaal niet te kennen.
Als bestuurslid, lid of geïnteresseerde heb je alleen te maken met de balans en de exploitatierekening die aan het eind van het jaar wordt opgesteld en dergelijk vakjargon hoort daarin niet thuis.
Het stichtingsbestuur stelt ieder jaar de jaarstukken vast. Dan moet je wel een beetje weten waar het over gaat.
Transitoria
‘Transitoria’, ook wel genoemd ‘transitorische posten’ is een moeilijke naam voor bedragen die al in de administratie zijn geboekt, maar die betrekking hebben op een volgende periode. Dus bijvoorbeeld contributie voor januari 2021 die de vereniging al in december 2020 heeft ontvangen.
Een penningmeester die een heldere balans aan de ledenvergadering wil presenteren, kan dus gewoon een post ‘vooruitbetaalde contributies’ op de balans zetten. Dan begrijpt iedereen waarover het gaat.
Overlopende posten
Met ‘overlopende posten’ bedoelt een boekhouder transitorische posten en ‘anticipatieposten’. ‘Anticipatieposten’ zijn bedragen die de vereniging nog tegoed heeft. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als een lid op 31 december 2021 zijn contributie over het jaar 2021 nog niet betaald heeft. Een duidelijker omschrijving is dan ‘nog te ontvangen contributies’. Of bijvoorbeeld ‘vorderingen’.
Kruisposten
‘Kruisposten’ is een voorbeeld van een ‘tussenrekening’. Als de penningmeester contant geld uit de verenigingskas naar de bank heeft gebracht, maar de bank heeft deze storting nog niet verwerkt, kan de tussenrekening ‘kruisposten’ worden gebruikt om de administratie in evenwicht te houden en te bewaken dat de bank de storting inderdaad correct verwerkt.
Maar op 31 december om 24.00 uur, het officiële tijdstip waarop de balans betrekking heeft, is het geld óf nog in kas óf bij de bank. Dus op de balans moet dit ‘geld onderweg’ óf bij het contante geld worden geteld óf bij het banksaldo.
De post ‘kruisposten’ hoort daarom op geen enkele balans voor te komen. Staat een dergelijke post wél op de balans, dan zal bij de kascommissie en bij (bestuurs)leden een alarmbelletje moeten gaan rinkelen. Want het zal niet de eerste keer zijn dat er geen sprake is van geld ‘onderweg’ maar van geld ‘écht weg’!
Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.
Notulen bestuursbesluit vaststelling jaarrekening
Jaarlijks stel je als stichting de jaarrekening vast. Dat is een formeel besluit. Je kan dat dan ook het beste doen met formele notulen van het bestuursbesluit. Dat regel je dan eenvoudig met dit model.
