Vrijwilligersregeling
De vrijwilligersregeling houdt kortweg in dat je een belastingvrij bedrag aan een vrijwilliger mag uitkeren. Oftwel een vrijwilligersvergoeding. Je bent vrij om dit bedrag in te vullen. De Belastingdienst stelt wel grenzen aan de hoogte van deze vergoeding.
Belastingvrij
De vrijwilligersregeling:
- Is met name bedoeld voor een standaardvergoeding van kleine kosten die de vrijwilliger maakt bij het uitvoeren van de werkzaamheden.
- Voorkomt veel administratief werk omdat over deze vergoeding geen belasting hoeft te worden betaald.
- Je mag een vast bedrag per maand aan een vrijwilliger uitkeren, zonder dat je bewijzen van de precieze kosten aan de Belastingdienst hoeft te overleggen.
- Er bestaat geen onzekerheid meer over of al dan niet loonheffing en premies moet worden ingehouden. Vergoedingen in het kader van de vrijwilligersregeling worden namelijk per definitie als een onbelaste vergoeding aangemerkt, ongeacht de werkelijke kosten.
Maar let op! Je mag de grenzen van de vergoeding niet overschrijden. Doe je dat wel? Dan betaal je over de hele vergoeding belasting.
Gelet op deze voorwaarde blijft het wel noodzakelijk de betalingen goed te administreren. De naam en het adres van de vrijwilliger zijn hierbij van belang. Bij betalingen per kas is het zinvol uit bewijstechnische overwegingen de vrijwilliger voor ontvangst te laten tekenen.
Overschrijding
Wanneer de grens van de vergoeding wordt overschreden, zal dit niet altijd direct tot problemen met de Belastingdienst te leiden. Bijvoorbeeld als de totale vergoeding slechts beperkt blijft tot een kilometervergoeding van € 2.000.
Omdat de vrijwilliger alleen zijn werkelijke autokosten krijgt vergoed, is er in fiscale zin niets belastbaar. De vrijwilliger heeft dan ook niets te maken met de beroemde norm van € 0,21 per kilometer. Afhankelijk van het merk en type auto kunnen de werkelijke kosten oplopen tot € 0,68 per kilometer.
Het kan dus zo zijn dat als de grens wordt overschreden met werkelijk gemaakte kosten, er geen belasting zal worden geheven. Dit moet dan wel worden goedgekeurd door de Belastingdienst en aangetoond worden met bewijzen als bonnen en kwitanties, wat leidt tot meer administratie.
Wanneer een vrijwilliger meer ontvangt dan de vrijstelling zal er sprake kunnen zijn van fictieve of een echte dienstbetrekking. Is dit niet het geval, dan moet de vrijwilliger het gehele ontvangen bedrag tot zijn inkomen rekenen (als resultaat uit overige werkzaamheden) en is het belastbaar voor de loon- en inkomstenbelasting.
Dus ook als het bedrag slechts met 1 euro wordt overschreden, is het gehele bedrag belast. De kosten die hiertegenover staan (gemaakt tijdens uitvoeren vrijwilligerswerk) kunnen dan wel in aftrek gebracht worden.
Vrijwilligersovereenkomst
Met een vrijwilligersregeling leg je de verhouding tussen de stichting en de vrijwilliger vast. Hiermee is om te beginnen voor beiden duidelijk dat het een vrijwillige inzet is. Dus dat er niet per ongeluk sprake is van een arbeidsovereenkomst. Ook leggen jullie de basis spelregels vast. Onmisbaar voor een stichting die regelmatig vrijwilligers inzet.