Declaratieformulier

Declaratieformulier

In veel stichtingen moeten medewerkers, bestuurders of vrijwilligers een declaratie indienen. Hiervoor is een declaratieformulier heel handig. Je hebt dan als organisatie de juiste gegevens voor de boekhouding. Een formulier dwingt de declarant ook om de gegevens juist aan te leveren.
Het document is het beste te gebruiken in combinatie met een declaratieregeling, die kan je los opstellen of opnemen in een arbeidsovereenkomst of reglement.

Wat je zelf moet opnemen op het formulier

Het is mooi als je zelf een logo toevoegt. Natuurlijk kan je een deel van de gegevens ook eenmalig invullen, zoals de naam van de organisatie. Je kan ook het mailadres waar je de declaratie wil ontvangen voorinvullen.

Samenvatting

Bevat de volgende bepalingen:

• opgave van de kosten die gedeclareerd worden;
• gegevens van de declarant;
• motivatie van de kosten.

Context van gebruik declaratieformulier

Als je kosten maakt voor jouw stichting wil je die graag vergoed hebben. Daarvoor declareer je de bonnen of facturen. Die zet je op een samenvatting, je voegt de bonnen toe en dient de declaratie in. Voor de stichting is dit de eenvoudigste manier om op een juridisch en fiscaal juiste manier de onkosten te vergoeden.

Declareren en de risico’s

Declaraties kunnen een risico vormen voor een stichting. Er is natuurlijk altijd het risico van fraude. De vrijwilliger of bestuurder declareert ten onrechte bepaalde kosten. Dat kan helemaal onterecht zijn of een hoger bedrag. Je kan dat zoveel mogelijk voorkomen door een vier ogen principe (declaraties moeten altijd door twee mensen goedgekeurd). Ook kan je het deels voorkomen met formele regels. Dat is een declaratieregeling en een declaratieformulier. Dat laatste zit soms ook al ingebouwd in specifieke software voor een stichting. Dan moet je wel zo groot zijn dat het voor jouw stichting interessant is om die software te hebben.
Een risico van een andere orde is de fiscale kant. Zo mag je niet een vrijwilligersvergoeding geven en tegelijk onkosten vergoeden. Onkosten vergoeden is weer iets anders dan kosten die gemaakt zijn op naam van de stichting. Als de factuur op naam van de stichting staat, dan is de stichting de overeenkomst aangegaan. Het voorschieten van een dergelijke factuur is niet hetzelfde als onkosten maken.
Kortom een stichting moet zorgvuldig omgaan met kosten, declaraties en vergoedingen. Een declaratieformulier is daar eigenlijk eerder de sluitpost van.