Kijk naar het belang van de sponsor en bepaal welke vragen je wilt stellen. Zorg daarnaast dat je een goede brief opstelt die je aan de sponsor kan sturen.
- Het belang van de sponsor
- Wat ga je vragen?
- Schakel snel
- Begeleidende brief
- Het verzoek op papier
- Benadruk jouw professionaliteit
- De persoonlijke ontmoeting
- Wijs op het belastingvoordeel
Het belang van de sponsor
Verlies het voornaamste belang van de sponsor nooit uit het oog. Een sponsor wil uiteindelijk beter worden (meer geld verdienen) als gevolg van sponsoring, het liefst zo snel mogelijk en aantoonbaar.
Wat ga je vragen?
Breng in kaart wat jouw organisatie aan sponsoring nodig heeft. Als je met sponsorgeld producten wilt kopen, dan is het slimmer om die producten direct door de leverancier gesponsord te krijgen.
Bel het bedrijf eerst om te achterhalen of een verzoek überhaupt gewenst is en aan wie het gericht moet worden. Neem geen genoegen met ‘stuur maar op’, maar geef aan dat je het verzoek flink wilt voorbereiden en dus zeker wilt weten dat er serieus naar gekeken zal worden. Als men er voor open staat, vraag dan of er per ommegaande een jaarverslag en/of een bedrijfsbrochure opgestuurd kan worden.
Schakel snel
Zorg dat het verzoek nog in dezelfde werkweek op het bureau van de verantwoordelijke ligt. Het algemene, te hergebruiken deel van het sponsorverzoek heb je als het goed is al klaar liggen, zodat je het alleen nog op maat hoeft te maken. Zo kan men elke week één sponsorverzoek doen.
Begeleidende brief
Zorg dat de begeleidende brief absoluut foutloos is en ook qua stijl correct is geschreven. Laat dit door minstens twee ‘taalkundigen’ checken of laat de eindredactie over aan een extern bureau. In de brief maak je duidelijk dat het een verzoek op maat is, dat het specifiek voor dat bedrijf geldt. Sluit de brief af met de aankondiging wanneer je gaat bellen om de reactie peilen.
Het verzoek op papier
Zorg voor een goed gedocumenteerd verzoek (de sponsorpropositie). In elk geval bestaat dit uit een overzicht van beschikbare sponsorpakketten en de begeleidende brief. Je hoeft geen dure brochure te laten maken maar het bijvoegen van mooie, veelzeggende foto’s kan wel helpen. Denk verder aan een begroting, een begeleidend briefje van het Comité van Aanbeveling, een planning en eventueel ook staatjes van bezoekersaantallen en dergelijke.
Wees reëel met betrekking tot bedragen. Maak duidelijk wat wel is inbegrepen en wat niet. Denk daarbij aan de kostprijs van kleding met sponsorlogo, reclameborden, vlaggen, briefpapier, et cetera.
Benadruk jouw professionaliteit
Onderstreep het feit dat de stichting een gelijkwaardige partij is, qua professionaliteit, ambitieniveau en begeleiding van sponsors. Bijvoorbeeld door te melden dat je begeleid wordt door een gespecialiseerd bureau. Adviseer de potentiële sponsor in de sponsorpropositie. Geef puntsgewijs aan hoe het bedrijf de sponsoring zou kunnen gebruiken voor:
– externe communicatie (reclame, PR, internet);
– interne communicatie (motivatieprogramma, personeelsblad, Intranet);
– arbeidsmarktcommunicatie (gericht op werving en behoud van medewerkers).
Informeer verder of de sponsor voldoende eigen relaties heeft om de sponsorrelatie optimaal te introduceren. Denk daarbij onder meer aan pers, productie kleding/borden, fotograaf en bied eventueel eigen relaties aan. Geef aan de afspraken vast te leggen in een sponsorovereenkomst.
De persoonlijke ontmoeting
Word je uitgenodigd voor een gesprek, bereid dit dan grondig voor. Bestudeer het jaarverslag, de website en anticipeer op mogelijke vragen. Ga niet alleen, maar zorg voor een degelijk, hoogwaardig ‘team’. Sluit het gesprek af met een duidelijke vervolgafspraak. Dit kan een definitieve beslissing zijn, of bijvoorbeeld een ontvangst bij een evenement dat je organiseert. Ontvang je een potentiële sponsor, laat dan niets aan het toeval over en zorg voor een perfecte ontvangst met continu aandacht en begeleiding.
Wijs op het belastingvoordeel
Tot slot nog een tip om sponsors over de streep te trekken. Geef aan dat sponsoring fiscaal aftrekbaar kan zijn. De fiscus moet de uitgaven aanvaarden als zakelijk verantwoord en puur gericht op het behalen van zakelijke (en niet privé-) doelen.
Je kunt ook op andere manieren als ondernemer bij een stichting financieel betrokken zijn.
Sponsorovereenkomst
Een sponsorovereenkomst regelt de afspraken tussen de stichting en de sponsor. Daarin regel je wat de sponsor gaat leveren, geld, goederen of diensten. Ook regel je duidelijk wat de stichting levert in ruil voor de sponsorbijdrage.
