Notulen bestuursbesluit ontslag bestuurder

Ontslag bestuurder

Het stichtingsbestuur wil een bestuurder van de stichting ontslaan. Dat kan zijn in de plaats van een nieuw bestuurslid, of een los ontslag. Het bestuur kan dit zelfstandig regelen. Voor de wijze waarop het besluit moet zijn genomen gelden geen verplichte regels, tenzij hierover iets in de statuten is opgenomen. Er moet wel een formeel besluit zijn en een datum waarop het bestuurslidmaatschap is vervallen.

Wat je zelf moet opnemen in het bestuursbesluit

Je moet de feitelijke gegevens van de bestuurder opnemen en de datum waarop de bestuursfunctie vervalt.

Samenvatting

Bevat de volgende bepalingen:

• vaststellen dat het besluit formeel juist is genomen;
• ontslag bestuurder;
• aanwijzen bestuurslid om zaak af te handelen.

Context

Het stichtingsbestuur kan zelf een bestuurder ontslaan. Daarbij moeten de regels van de statuten gevolgd worden. Maar verder zijn er geen eisen. Het hoeft dus niet via een notaris. Het bestuur moet de wijziging inschrijven in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Het besluit is nodig als een bestuurder ontslag neemt of als de andere bestuurders deze bestuurder willen ontslaan. Ook bij het vrijwillige ontslag is het van belang dat je als bestuur wel een besluit neemt om de bestuurder te ontslaan. Door het nemen van het besluit en dit vast te leggen in notulen is het ontslag ook formeel goed geregeld.
Wat belangrijk is bij een dergelijke besluit is dat de datum helder is. Een bestuurder kan niet verantwoordelijk of aansprakelijk zijn voor besluiten die na die datum zijn genomen. Controleer de datum in de notulen daarom ook.

Drie vormen van ontslag stichtingsbestuurder

Het ontslag van een stichtingsbestuurder kan op verschillende manieren tot stand komen.
1. Voorzien in de statuten. In dit geval staat in de statuten een maximale zittingsduur voor de bestuurders. Meestal is die dan eenmaal of tweemaal te verlengen met een zelfde periode. Dus er staat dan: “bestuurders zijn benoemd voor een periode van vier jaar. Deze termijn is eenmaal te verlengen met een zelfde periode.” In de praktijk heeft het bestuur dan een rooster van aftreden opgesteld. Daarmee voorkom je als bestuur dat alle bestuursleden op hetzelfde moment moeten aftreden. In dit geval wordt de bestuurder dus automatisch ontslagen, tenzij de termijn is verlengd.
2. Op eigen verzoek. Iedere stichtingsbestuurder kan natuurlijk aftreden op het moment dat hij of zij dat wenst. De bestuurder meldt dit aan het stichtingsbestuur. Er is geen opzegtermijn. Wel kan het natuurlijk zijn dat er in de stichting gewerkt wordt met een bestuursovereenkomst. Dan kan daarin wel een opzegtermijn zijn opgenomen. In de praktijk kan je een stichtingsbestuurder die niet meer verder kan of wil niet dwingen om te blijven.
3. Tegen zijn of haar zin. Het kan om verschillende redenen voorkomen dat het bestuur een lid van het bestuur wil ontslaan. Dat kan, als er een meerderheid voor bestaat. Het kan zijn dat de statuten bepalen dat er een extra grote meerderheid noodzakelijk is. In het algemeen kan een meerderheid van het bestuur dus een ander lid van het bestuur ontslaan. Bij een stichting is er geen beroepsmogelijkheid. In de meest extreme conflictsituatie zou het ontslagen bestuurslid naar de rechter kunnen gaan. Daar zou het ontslagen bestuurslid dan aan moeten tonen dat het ontslag onrechtmatig is. In de praktijk levert dat niet veel op. Dan zou het bestuur, dat kennelijk een enorm conflict heeft, verder moeten met de ontslagen persoon. Bij dergelijke conflicten zal een mediator meer op zijn plaats zijn.

Hoe gebruik je de notulen?

In de notulen staat dat een bestuurder is ontslagen. Je vult de gegevens van de bestuurder in en de datum van ontslag. Deze notulen worden ondertekend door de bestuurders. Vervolgens schrijf je de ontslagen bestuurder uit bij de Kamer van Koophandel. Hier kan je ook gelijk een nieuwe bestuurder doorgeven.