Vergadering per e-mail oproepen

Vergadering per e-mail oproepen

Kan je de bestuurders van een stichting per e-mail oproepen voor een vergadering?

Ja, de bestuurders kunnen per e-mail worden opgeroepen. Er zijn echter wel een aantal voorwaarden aan verbonden.
Let op, oproepen is iets ander dan bijeenroepen.

Vergadering per e-mail oproepen

De manier van oproepen voor een vergadering staat in de statuten van de stichting geregeld. Het uitgangspunt is dat het bestuur per post wordt opgeroepen. Dat is in deze tijd niet altijd praktisch. Daarom is het sinds 2007 mogelijk om het bestuur via e-mail op te roepen voor de vergadering.

Hiervoor gelden wel een aantal voorwaarden:

  • De statuten hebben de mogelijkheid tot oproeping per e-mail niet uitgesloten;
  • Het e-mailbericht moet leesbaar en reproduceerbaar zijn;
  • De e-mail moet zijn verstuurd naar het e-mailadres van het bestuurslid dat deze daarvoor heeft opgegeven;
  • Het bestuurslid dat via e-mail wordt opgeroepen moet ook uitdrukkelijk hebben ingestemd met die manier van oproeping. Dat kan bijvoorbeeld door het bestuurslid op een formulier aan te laten geven dat hij of zij via e-mail wil worden opgeroepen. Als hij daarmee niet heeft ingestemd dan moet hij op de ouderwetse manier worden opgeroepen.

Je kan de oproeping in de e-mail zelf of in de bijlage van de e-mail opnemen.

Oproepen of bijeenroepen?

Oproepen moet je niet verwarren met bijeenroepen. Bijeenroepen is het besluit van het bestuur om de vergadering te houden. Het oproepen van de bestuursleden is het daadwerkelijk uitnodigen tot de vergadering.