Je moet onderscheid maken tussen de bestuurlijke functies en de taken van de bestuurders. Het is gebruikelijk dat een stichting drie bestuurders heeft. Een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Dat is echter niet verplicht. De functies kunnen ook gecombineerd worden. De taken die erbij horen moeten wel uitgevoerd. Je kan een stichting ook in je eentje oprichten en besturen.
Basisfuncties en taken
In een bestuur van de stichting moeten in ieder geval de volgende basisfuncties vertegenwoordigd zijn. Bij een éénpersoonsstichting worden deze functies vervult door één persoon.
De voorzitter: De voorzitter is het gezicht van de organisatie, naar buiten en naar binnen. Zijn of haar taken zijn:
- Leiden van de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur.
- Leiden van het bestuur (initiatieven nemen, coördineren en doen uitvoeren van bestuurswerkzaamheden).
- Vertegenwoordiging van de organisatie naar binnen en buiten.
Dit zijn de voornaamste taken van de voorzitter, deze taken kunnen uitgebreid worden en ook worden verdeeld over meerdere bestuurders.
De secretaris: De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de stichting. Zijn of haar taken zijn:
- Brieven en andere stukken schrijven namens de organisatie.
- Archiveren van ontvangen brieven en bewaren afschriften van verzonden brieven.
- Verslagen en notulen maken van de diverse vergaderingen, zoals de bestuursvergaderingen. Deze taak kan gedelegeerd worden aan een griffier of notulist.
Ook voor de secretaris geldt dat de taken uitgebreid en/of gedelegeerd kunnen worden.
De penningmeester: De penningmeester beheert het geld van de organisatie. Zijn of haar taken zijn:
- Bijhouden van de kas en het beheren van de bankrekeningen.
- Doen en ontvangen van betalingen.
- Bijhouden van kas- en bankboek.
- Maken van het financieel jaarverslag.
- Bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting.
De penningmeester is dus verantwoordelijk voor de financiën van de stichting. Lees hier meer over de taken van de penningmeester.
Bij de inschrijving van de Kamer van Koophandel kun je terugvinden welke functies de bestuursleden hebben.
Extra functies
Met de genoemde basisfuncties zou elk bestuur op een verantwoorde wijze kunnen functioneren. Elke toevoeging daaraan moet dus een reden hebben. Die reden kan liggen in de omvang van bestuurlijke taken, in de wenselijkheid mensen of groeperingen te binden en natuurlijk in deskundigheid.
Enkele voorbeelden van extra functies zijn:
De vice-voorzitter: Dit bestuurslid vervangt de voorzitter ten tijde van afwezigheid. En ziet toe op het handelen van de penningmeester. Hiertoe ontvangt hij toegang tot de bankgegevens, maar heeft geen tekenbevoegdheid.
De personeelsfunctie: Bestuurder speciaal belast met personele aangelegenheden. Functioneert als een soort personeelschef. Is overigens alleen van toepassing op stichtingen met personeelsleden op de loonlijst.
De bouwtechnische functie: Bestuurslid dat zich bezighoudt met het beheren van de gebouwen en materialen van de organisatie.
De vakinhoudelijke functie: Bestuurder met specifieke deskundigheid. Denk daarbij aan de onderwijsdeskundige in het schoolbestuur, de arts in het ziekenhuisbestuur.
De pr-functie: Bestuurslid met een speciale verantwoordelijkheid op het gebied van public relations. Kan conflicteren met de taken van de voorzitter. Maak daar goede afspraken over!
De waakhondfunctie: Een bestuurder die is aangewezen als vertegenwoordiger van een bepaalde groepering van belanghebbenden, met als taak één aspect van de organisatie te bewaken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een vertegenwoordiger van de kerk die het godsdienstig karakter van de organisatie bewaakt.
De ambassadeursfunctie: Bestuurder die uit hoofde van zijn functie of verdiensten belangrijk is voor de organisatie omdat hij of zij aanzien heeft in groeperingen die van belang zijn voor de organisatie. Meestal worden deze mensen overigens in een raad van advies of een commissie van aanbeveling opgenomen, niet in het bestuur.
De juridische functie: Bestuurslid met specifieke juridische kennis.
Besturen in de praktijk
Naast de functies bestaat besturen uit een cyclus. Hierin begin je als bestuur met het maken van plannen. Die ga je uitvoeren en evalueren. De besturinsgcyclus leggen we uit in een uitgebreid artikel.
Notulen bestuursbesluit instellen commissie
Het bestuur wil een commissie instellen. Met deze notulen neem je dat besluit. Zo regel je dat de commissie op de juiste manier is ingesteld en dat je als bestuur bovendien de touwtjes in handen houdt.