Voor de meeste stichtingen zijn er zeer beperkte eisen. Er moet binnen zes maanden een staat van baten en laste zijn opgesteld en een balans. Deze documenten moet het bestuur ondertekenen
- De jaarstukken
- Wettelijke eisen jaarrekening
- Kleine stichting
- Inhoud van de eenvoudige regelgeving
- De eisen op een rijtje
- Ondertekening
De jaarstukken
De moderne term is jaarstukken. Die bestaan uit financiële cijfers en een bestuursverslag. Eenmaal per jaar komt hiermee een overzicht van de organisatie tot stand.
Wettelijke eisen jaarrekening
Het jaarrekeningrecht is gecompliceerd, maar eigenlijk alleen voor grotere organisaties. Als jouw stichting geen onderneming in stand houdt, heb je uitsluitend te maken met de eenvoudige regelgeving. Van het ‘in stand houden van een onderneming’ is sprake als de commerciële activiteit in het handelsregister moet worden ingeschreven. En dat is als er in concurrentie wordt getreden met andere organisaties.
Let wel, de overkoepelende doelstelling van een stichting is nooit commercieel; het gaat hier om commerciële activiteiten binnen het grotere geheel van de stichting.
Kleine stichting
Als jouw stichting wél een onderneming in stand houdt, maar voldoet aan tenminste twee van de volgende criteria, is de eenvoudige regelgeving eveneens van toepassing (artikel 2:396 van het Burgerlijk Wetboek, samengevat). De criteria zijn:
- het balanstotaal van de stichting is kleiner dan € 7,5 miljoen;
- de netto-omzet van de onderneming binnen de stichting is kleiner dan € 15 miljoen;
- het aantal werknemers van de onderneming binnen de stichting is minder dan 50.
De overgrote meerderheid van de stichtingen valt dus onder de eenvoudige regelgeving!
Inhoud van de eenvoudige regelgeving
De wettelijke eisen voor stichtingen die onder de eenvoudige regelgeving vallen, vind je in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
De echt belangrijke artikelen zijn:
- Artikel 10: het bestuur is verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen.
- Voor stichtingen: artikel 300: het bestuur stelt de jaarrekening op en legt deze voor aan het orgaan dat volgens de statuten bevoegd is om de jaarrekening vast te stellen. Elke bestuurder en elk lid van het toezichthoudend orgaan (indien dit orgaan statutair aanwezig moet zijn) ondertekent de jaarrekening.
De eisen op een rijtje
Je ziet, eigenlijk stelt de wet voor ‘kleine’ stichtingen die geen ‘onderneming in stand houden’ maar heel globale en ‘normale’ eisen.
Hier de eisen voor de jaarrekening van een stichting op een rijtje:
- Er moet een balans worden opgesteld.
- Er moet een staat van baten en lasten worden opgesteld.
- Een toelichting bij 1 en 2 worden opgesteld.
- Elk bestuurslid van de stichting moet de jaarrekening ondertekenen.
- Bij een stichting met een RvT moet ook elk lid van het toezichthoudend orgaan ondertekenen.
- Dit moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gebeuren (dus vóór 1 juli). Het orgaan dat de jaarrekening volgens de statuten vaststelt kan deze termijn verlengen.
- Voor de controle van de jaarrekening van een stichting bestaan geen wettelijke voorschriften.
Ondertekening
Er zijn nog maar heel weinig stichtingen die aan de vierde eis voldoen. Toch is het echt een harde wettelijke eis dat elk bestuurslid – dus niet alleen de penningmeester – de jaarrekening ondertekent.
De wetgever heeft met deze eis willen benadrukken dat de jaarrekening een verantwoordelijkheid is van het hele bestuur.
Notulen bestuursbesluit vaststelling jaarrekening
Jaarlijks stel je als stichting de jaarrekening vast. Dat is een formeel besluit. Je kan dat dan ook het beste doen met formele notulen van het bestuursbesluit. Dat regel je dan eenvoudig met dit model.